Минюст Беларуси «засыпали» электронными обращениями

Вот и появились первые "ласточки" всенародного спама, одобренного Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан и юридических лиц": Министерство юстиции говорит о значительном росте электронных обращений граждан, многие из которых нередко необоснованно и необдуманно направляются гражданами в госорганы. 

"...С 22 января 2012 года, то есть с момента вступления закона в силу, на рассмотрение в Министерство юстиции поступило 2950 обращений граждан и юридических лиц. Из них по электронной почте - 392, что составляет около 14%. За аналогичный период прошлого года (до принятия закона) в Министерство юстиции было направлено 2210 обращений, 16 из которых составляли электронные (не более 1%). В 14 раз количество электронных обращений возросло в Министерстве юстиции." (БЕЛТА)

На проведенной 20 июня 2012 г. онлайн-конференции Министр юстиции О.Слижевский отметил сложности, которые возникли после создания возможности гражданам направлять в госорганы электронные официальные обращения:

"...Несмотря на положительные стороны, существуют и определенные сложности, связанные с электронными обращениями граждан. В первую очередь они связаны с тем, что зачастую граждане, направляя обращения, не задумываются о компетенции того или иного органа - часть обращений, которые приходят, направляются просто не по адресу. Некоторые обращения направляются сразу в несколько госорганов. То есть, с одной стороны, электронные обращения - это простота и удобство для граждан. Вместе с тем, это увеличивает нагрузку на государственные органы, которые рассматривают обращения в большем объеме, в том числе те, которые не подлежат рассмотрению в этом государственном органе. В любом случае, по законодательству, обращение, даже если оно поступило не по адресу, требует ответа, пусть и короткого. А это определенные временные затраты. Однако еще раз подчеркну, что все эти нормы направлены на то, чтобы в максимальной степени создать удобства для граждан в реализации их прав и законных интересов. Думаю, что по мере развития информационных технологий востребованность в электронных обращениях будет возрастать." (БЕЛТА)

Да, действительно многие граждане отправляют обращения сразу в несколько госучреждений ("на всякий случай"), не всегда задумываясь, стоит ли вообще это делать и куда лучше направить.
Впрочем, с учетом норм нового Закона подобное вполне ожидаемо, ведь создать и отправить электронное сообщение - дело незатейливое, минутное. Не нужно даже тратить время на распечатку и поход на почту за конвертом.
Так и хочется воскликнуть: "Граждане, будьте внимательны и милосердны! Читайте разделы FAQ на сайтах госорганов и не множьте спам: госорганы обязаны его читать и отвечать на него. А ведь время чиновников = деньги (наши с вами)!".

П.С. Вспомнилось из февральского интервью Министра связи и информатизации Н.Пантелея: при реализации "электронного правительства" в Республике Беларусь один из самых проблемных вопросов - идентификация пользователей (в первую очередь для того, чтобы обеспечить безопасность информации и сохранность персональных данных) (IT.TUT.BY). Представляется, что для решения проблемы избытка электронных обращений граждан (многие из которых, по сути, анонимные) однозначная идентификация - это тоже первостепенная задача. Вот например в Казахстане обращения, подаваемые гражданами в госорганы, должны быть удостоверены при помощи персональной ЭЦП.

Источники:
http://www.belta.by/ru/conference/i_267.html
http://e-gov.by/ivents/minyust-belarusi-zasypali-elektronnymi-obrashheniyami

Облака и СЭД/ECM

"Облачные технологии" в сфере электронного документооборота становятся все ближе и ближе к простому обывателю. Совсем недавно в Беларуси был анонсирован платный облачный сервис "i.Doc". Работы по его созданию проводились в рамках совместного проекта компании "Бевалекс" и национального оператора электросвязи РУП "Белтелеком". Судя по всему, пока что этот сервис используется только самим Белтелекомом, Министерством связи Республики Беларусь и рядом подчиненных ему организаций. Вместе с тем, полагаю, прецедент создан и тенденция использования облачных СЭД/ECM продолжит свое развитие в Беларуси. В частности, об этом свидетельствуют и работы, проводимые еще одним разработчиком СЭД-систем - компанией IBA, которая недавно заявила о разработке "облачной" версии системы "Канцлер" (см. здесь и здесь).
Необходимо отметить, что тенденции создания облачных СЭД/ECM характерны для всего мира, в т.ч. для наших соседей. Например, в России недавно появился SaaS-сервис О7.ДОК (на основе программных продуктов компании "ЭОС"). Ростелеком позиционирует данный сервис как сервис, позволяющий автоматизировать процессы делопроизводства и межведомственного электронного документооборота, в том числе для оказания государственных услуг. Помимо этого появляются и иные негосударственные коммерческие облачные сервисы в сфере СЭД/ECM (как пример - решение компании DocsVision "Docloud").

Электронный документооборот и налоги

26 сентября на портале TUT.by было размещено достаточно интересное видео-интервью с представителями Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, в котором освещается текущее состояние внедрения электронного налогового декларирования: http://www.finance.tut.by/news251586.html.

Несмотря на то, что, как отмечается в указанном интервью, "субъекты хозяйствования Беларуси имеют возможность пользоваться системой электронного декларирования с апреля 2009 года", информации "из первых уст" по этому вопросу не так уж и много.
Тем, кто интересуется вопросами распространения электронного документооборота в Республике Беларусь, советую посмотреть (или же почитать текст интервью по указанной ссылке).

Управление личными документами

Читая недавно условия очередного договора на обслуживание банковского карт-счета обратил внимание на положение этого договора, которое гласило, что владелец счета (карточки) обязуется "хранить в течение 40 дней с момента получения чеки, слипы, квитанции, отражающие расходование средств по карт-счету". (К слову, некоторые банки устанавливают для клиентов и более длительные сроки. См., например, http://www.priorbank.by/download/cards/condition_cards.doc, п.10.1.4)

Подобное требование встречаю уже не в первый раз, и каждый раз оно меня все больше заставляет задуматься о заведении персональной номенклатуры дел. :)

Вот если подумать, то в домашнем хозяйстве не так уж мало документов, минимальные сроки хранения которых стоило бы знать каждому. Например: счета на оплату услуг ЖКХ ("жировки"), квитанции об оплате электроэнергии и водоснабжения, иные квитанции об оказанных (полученных) услугах, товарные чеки и др. К этим "типовым" документам можно отнести и индивидуальные документы, например, различного рода договоры.
Как и сколько их хранить? Чем руководствоваться кроме общего срока исковой давности по Гражданскому кодексу?

Думаю, многим бы пригодилась памятка типа "Как и сколько хранить свои личные документы". Так сказать, мини-справочник по домашнему (личному) делопроизводству. Есть же ведь пособия и самоучители для ведения личной бухгалтерии, почему бы не сделать такое пособие по ведению личного делопроизводства. Или даже более современно назвать такой справочник: "Управление личными документами".
Современно и актуально. Особенно если включить в него рекомендации, как лучше управлять своими электронными документами. В этом ключе целесообразно и зарубежный опыт учесть (см., например: http://www.digitalpreservation.gov/you/index.html).

9 июня - Международнй день архивов!

Поздравляю всех архивистов и тех, чья работа связана с архивной отраслью!
Сегодня, 9 июня, Международный день архивов!
Краткая информация для тех, кто, возможно, еще не в курсе:

В ноябре 2007 на генеральной ассамблее в Квебеке (Канада) Международным советом архивов (МСА) было принято решение ежегодно 9 июня отмечать Международный день архивов. Именно в этот день в 1948 году решением ЮНЕСКО был основан МСА.

Первый Международный день архивов, отмеченный в 2008 году, стал одновременно и 60-й годовщиной МСА.

Как отмечает руководство МСА, этот профессиональный праздник дает архивистам всего мира возможность привлечь внимание сограждан и властей своей страны к вопросам управления документами и их архивному хранению и еще раз подчеркнуть важность сохранения архивных документов в качестве коллективной памяти общества. В более широком плане этот праздник позволяет прорекламировать в средствах массовой информации значение архивов и архивистов в современной жизни общества и государства. МСА отмечает, что даже в тех странах, где существует национальный праздник архивистов, празднование Международного дня архивов может дать дополнительную возможность донести до широкой публики и закрепить в её сознании идею о важной роли архивов.   

В данном контексте напомню, что в Республике Беларусь День архивиста отмечается 6 октября.
Ну что же, Международный день архивов - это действительно еще один дополнительный повод напомнить о роли и значении деятельности архивов для белорусского общества! 

Семинар "Актуальные вопросы развития и использования электронных архивов" (информация вдогонку)

Для тех, кого заинтересовали материалы проходившего 12 мая 2011 г. в Минске семинара "Актуальные вопросы развития и использования электронных архивов" (см. здесь и здесь), думаю, будет интересна статья одного из участников семинара - В.Л.Носевича, которую он опубликовал в журнале "Архивы и делопроизводство" (№ 3 за 2011 г.).
Статью можно почитать как в журнале, так и на сайте В.Л.Носевича (http://vln.by/node/239).

Дебюрократизация и сокращение документооборота по-белорусски

Минские власти требуют от промпредприятий ЕЖЕДНЕВНОЙ отчетности о хоздеятельности.
http://www.interfax.by/news/belarus/93445
"Администрация Заводского района Минска требует от промышленных предприятий всех форм собственности предоставлять ежедневную отчетность об основных показателях финансово-экономической деятельности. ..."

Вот вам и пример того, как у нас быстро забывают все директивы и указы о дебюрократизации и сокращении документооборота.
А меж тем правительство ставит не менее сложные задачи, пытаясь ликвидировать излишние объемы документооборота:
"Правительство Беларуси начнет экономить бумагу"
http://www.ej.by/news/economy/2011/05/26/pravitel_stvo_belarusi_nachnet_ekonomit__bumagu.html
http://pravo.by/webnpa/text.asp?RN=C21100642

Семинар "Актуальные вопросы развития и использования электронных архивов" (часть 2)

Последние дни сложно выделить время на то, чтобы обстоятельно написать о прошедшем семинаре "Актуальные вопросы развития и использования электронных архивов". И чем дальше, тем меньше вероятность того, что я вообще это сделаю. Поэтому решил хотя бы выложить презентации некоторых докладчиков (с их согласия):

• Носевич Вячеслав Леонидович "Электронные архивы: Терминология и понятийный аппарат"
• Ms. Kristina Bwire-Lund "Electronic archives in EU and Sweden"
• Ms. Margareta Eriksson "Experiences from digitalizing archives"
• Шавров Сергей Алексеевич "Электронные архивы - элемент инфраструктуры электронного правительства"
• Зеленская Екатерина Николаевна "Архивная информационная система ведения электронного архива организаций по государственной регистрации недвижимого имущества и прав на него"
• Едко Екатерина Васильевна "Электронный архив НИРУП «ИППС»"
• Мельников Дмитрий Леонидович "Центральный архив межбанковских расчетов"
  

Писать нельзя выбросить

Как-то недавно в процессе рассмотрения вопросов экспертизы ценности и долговременной сохранности бумажных документов у меня возникла мысль: а насколько долговечны те записи, которые мы создаем ежедневно при помощи обычных шариковых ручек, которыми мы все активно пользуемся? Точнее, подобная мысль возникала периодически и ранее, но сейчас она вылилась в конкретные экспериментальные действия. Наверное, наскучила теория, захотелось практики. :)
За последние несколько лет у меня скопилась небольшая коллекция различных шариковых ручек (после всевозможных конференций, мероприятий и т.д.). Так сказать – накопился опытный материал для эксперимента. А цели эксперимента конкретно состояли в следующем:
1. определить, насколько окажутся устойчивы те записи, которые я сделаю этими ручками, к угасанию под воздействием прямого солнечного и рассеянного дневного света.
2. определить , насколько окажутся устойчивы те записи, которые я сделаю этими ручками, к размыванию водой.

Семинар "Актуальные вопросы развития и использования электронных архивов" (часть 1)

12 мая 2011 г., в Минске прошло замечательное мероприятие - семинар "Актуальные вопросы развития и использования электронных архивов", которое, на мой взгляд, удалось несмотря на всю внешнюю его скромность.
Организаторами семинара выступили Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД), Институт прикладных программных систем Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, Государственное научное учреждение «Объединенный институт проблем информатики Национальной академии наук Беларуси».
В рамках семинара участниками рассматривались вопросы современной практики и опыта, а также перспектив развития архивов электронных документов в Республике Беларусь с учетом опыта зарубежных стран.
Ниже размещена программа семинара. Более подробно о семинаре и своих впечатлениях о нем постараюсь написать в ближайшие дни.

Работа блога

Сегодня на www.blogspot.com случилось какое-то ЧП, в результате которого были удалены все сообщения за последние 24 часа, которые служба сервиса так и не восстановила.
Поэтому я решил продублировать последние два сообщения (хорошо, что сохранились их копии).

Сотни исписанных листов бумаги накрыли привокзальную площадь в Минске

Пример того, что даже к утилизации документов нужно относиться внимательно и серьезно на всех стадиях:
http://news.tut.by/kaleidoscope/224111.html
:))

Общегосударственная автоматизированная информационная система (ОАИС)

Наконец-то стал доступным портал ОАИС http://oais.by/. Собственно, узнал об этом из статьи в "Компьютерных вестях" (http://www.kv.by/index2010452107.htm).
Напомню, что ОАИС осуществляет интеграцию базовых информационных ресурсов, имеющих государственное значение (ГИР), и формирование объединенного информационного ресурса государственных органов Республики Беларусь (ОГИР), обеспечивает полномочный доступ к ОГИР, а также его защищенность от несанкционированного доступа в соответствии с действующими в Республике Беларусь нормативными документами, формирует реестр информационных услуг, предоставляемых государственными органами.

Будем следить, в каком направлении развивается "электронное правительство" в Беларуси.
В настоящее время ресурс только-только попал в стадию публичного доступа и носит скорее справочно-информационный характер. Так, например, пока что реестр электронных услуг на портале не представлен ("находится в разработке").
В настоящее время в открытом доступе на портале размещена следующая информация:

• краткая информация о взаимодействии с "Единым порталом государственных электронных услуг" (http://www.portal.gov.by/, ориентировочный срок ввода в эксплуатацию: конец 2010 - начало 2011 года).
• информация для государственных органов о возможностях подключения к ОАИС.
• тарифы на услуги обработки транзакций обращений к информационным ресурсам, включенным в ОАИС (как видим, все стоит денег);
• информация об используемых криптопровайдерах ("Avest CSP" - кто бы сомневался).
• нормативно-правовая информация (ссылки на акты законодательства, регулирующие информационные отношения; перечень информационных услуг, доступ к которым посредством ОАИС предоставляется органам госуправления; руководство пользователя и администратора ОАИС и др.).

Немного огорчило, что согласно представленной документации для доступа и использования госорганами возможностей ОАИС понадобится исключительно ПО Microsoft (в частности периодически встречается требования к необходимости использования MS Internet Explorer). Видимо, Беларусь пока что далеко от движения к иным альтернативам.

Думаю, не стоит лишний раз подчеркивать, что развитие ОАИС будет достаточно сильно влиять на распространение безбумажных коммуникаций между государственными органами и, соответственно, на изменение подходов и технологий работы с документами в этих госорганах.

Так что такое записи в делопроизводстве?

Недавно в очередной раз столкнулся со следующим случаем.
В одном из белорусских учреждений образования (а если точнее,  таких примеров несколько) существует следующая практика работы с документами:
по какому-либо вопросу издается приказ или же составляется протокол (например, заседания педсовета). Документы оформляются по всем правилам и подшиваются в дела. В общем, все согласно Инструкции по делопроизводству.
Однако! После этого начинается самое интересное: эти документы дополнительно от руки переписываются в специальные книги (т.н. "книги приказов", "книги протоколов").
Спрашивается: зачем? Ответ классический: потому что так заведено! А почему и есть ли в этом смысл, руководство не интересуется. Традиция, однако. Сразу вспоминается история Великого княжества Литовского: "лiсты", "запiсы", Метрика... Века идут, а традиции поддерживаются. Вот где они, корни современных традиций - в глубине веков.
Вот и задаешься в таких случаях вопросом: а действительно ли нет в современном делопроизводстве документов-записей?.. И так ли мы далеко ушли от англичан, у которых в делопроизводстве  среди документов (documents) выделяются записи (records)?
История идет по спирали, глядишь, вернемся от документов к  "лiстам" и "запiсам". :))
И все дискуссии по поводу того, есть ли в русском/белорусском языке прямой аналог англоязычного делопроизводственного термина "records", отпадут сами собой. :))

Всеобщая декларация архивов

Всеобщая декларация архивов принята на ежегодном общем съезде Международного совета архивов в Осло

Одобренная еще в прошлом году в ходе ежегодного общего съезда членов МСА, проходившего на Мальте, Всеобщая декларация архивов теперь официально стала одним из основных столпов пропаганды политики МСА.
Делегаты общего съезда МСА, проходившем в этом году в Осло, 17 сентября 2010 года единогласно утвердили текст Всеобщей декларации архивов.
Всеобщая декларация архивов в краткой форме определяет уникальные характеристики архивов и требования к управлению архивными документами в целях обеспечения доступности этих документов на протяжении необходимого периода времени. Декларация задумана в качестве основы для обеспечения поддержки и пропаганды роли архивов и профессии архивиста и предназначена для широкой общественности.
Декларация в настоящее время доступна на английском, французском, испанском и арабском языках (официальные переводы).
МСА призывает к активному использованию и распространению Декларации.

Источник: http://www.ica.org/en/2010/09/28/universal-declaration-archives-adopted-annual-general-meeting-oslo 

От себя: Думаю, и для белорусских архивистов и документоведов будет полезно знать эту Декларацию. 

Если будет время, переведу и выложу текст здесь. Впрочем, если с английским языком проблем нет, то можно почитать в оригинале (там всего одна страница :)).

Электронная почта и социальные сети

   Довелось на днях пообщаться с представителями более младшего поколения (возраст - около 20 лет). Заинтересовало следующее: после моей фразы "Проверю-ка я свою электронную почту" мне был задан вопрос: "Какую? На "Одноклассниках.ru" или "ВКонтакте.ru"? :))
После чего настала моя очередь задавать вопрос: "Обычный e-mail сейчас не в почете?", на что я получил ответ (с некоторым удивлением у его автора): "А кто мне туда что писать будет"?
   Вы спросите: какое это имеет отношение к управлению документами в организациях? Отвечу: самое непосредственное, ибо представители этого поколения - будущие работники отечественных организаций, и вместе с ними в организации будут активно проникать те технологии современных коммуникаций, которыми эти работники регулярно пользуются.
  

Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе

В этом году лето в Беларуси оказалось урожайным не только на овощи и фрукты. В отечественном законодательстве появился ряд нормативных актов, направленных на расширение сферы использования электронных документов (далее – ЭД). В частности, меня особо привлекло постановление Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086, которым было утверждено Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (далее – Положение).

Сам документ небольшой по объему и, думаю, стоит его разобрать по порядку.

Надежность CD- и DVD-дисков

Прочитал сегодня интересную заметку к вопросу о долговечности электронных документов:
Надежность CD- и DVD-дисков вызывает нарекания

Недавно во Французском Национальном Центре Научных Исследований было проведено исследование долговечности таких носителей информации, как CD- и DVD-диски. В результате исследователи констатировали: на оптических дисках не стоит хранить данные, которые было бы жаль потерять (например, ценные фотографии и видео семейного архива, а также бизнес-данные).

СТБ П 2059-2010: новый стандарт на делопроизводственную и архивную терминологию

 Постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 05.05.2010 № 19 утвержден разработанный БелНИИДАД государственный предварительный стандарт СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В указанный предварительный стандарт включено 120 широко используемых терминов и их определений в сфере делопроизводства и архивного дела. 

СТБ П 2059-2010 заменяет собой действовавший без изменений более двадцати лет ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Недавно заработал новый сайт БелНИИДАД www.belniidad.by. Приглашаю посетить, ознакомиться, посмотреть полезную информацию. И занести в свой список ссылок. :))

На сайте есть возможность подписаться на новостные e-mail рассылки от БелНИИДАД.

Постепенно планируется развитие тематического форума для общения посетителей сайта.