Сам документ небольшой по объему и, думаю, стоит его разобрать по порядку.
В первую очередь обращает на себя п.1, где сказано следующее:
Цитата:
"Настоящее Положение не распространяет свое действие на создание копий электронных документов, подготовленных в системах межведомственного и внутриведомственного документооборота."Данный пункт лично для меня – это один большой вопрос: почему? В таком случае хотелось бы знать, во-первых, что разработчики Положения понимают под системами внутриведомственного и межведомственного документооборота, а во-вторых, почему такие системы исключены из сферы действия Положения? Подозреваю, что для ведомственных и межведомственных систем электронного документооборота нужно ждать отдельное постановление.
В целом, когда читаешь Положение, складывается ощущение, что первоначально оно разрабатывалось для нотариального удостоверения ЭД, но потом его сферу действия расширили.
Цитата:
"4. Форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе считается идентичной по содержанию общей части соответствующей формы внешнего представления электронного документа при наличии следующих условий:Напомню, что согласно ст. 17 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон) ЭД состоит из двух частей – общей и особенной. Общая часть состоит из информации, составляющей содержание документа, а особенная – из одной или нескольких ЭЦП.
электронная цифровая подпись электронного документа подтверждается путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием открытого ключа проверки электронной цифровой подписи (далее – открытый ключ) лица, подписавшего соответствующий электронный документ;
форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе представлена в доступной и понятной для восприятия человеком форме и однозначно соответствует общей части формы внешнего представления электронного документа."
В соответствии со ст.18 Закона «формой внешнего представления ЭД является воспроизведение ЭД на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком». Т.е. форма внешнего представления на бумаге – это разновидность формы внешнего представления. Также могут быть и иные формы: на мониторе компьютера, на дисплее сотового телефона, на пластике, пергаменте, камне и т.д.
А теперь обратим внимание на то, что говорится в Положении (немного перефразируя): форма внешнего представления ЭД на бумаге должна однозначно соответствовать общей части формы внешнего представления ЭД. Т.е получается, что есть некая «эталонная» форма внешнего представления. Исходя из норм п.7 Положения, становится более-менее понятно, что под такой «эталонной» формой внешнего представления имеется в виду воспроизведение ЭД на мониторе компьютера.
Однако непонятно, что подразумевается под фразой «однозначно соответствует». Вплоть до миллиметров? Или все-таки разработчики Положения учитывали, что форма внешнего представления ЭД может быть не стандартизирована с точки зрения расположения в пространстве (например, возьмем «резиновый» формат HTML, который позволяет подогнать внешнее представление документа под размер экрана), при этом распечатка ЭД в большинстве случаев осуществляется на стандартных листах формата А4?
Впрочем, в п.6 Положения говорится, что лицо, предоставляющее ЭД для создания удостоверенной бумажной копии, должно представить «данные о формате внешнего представления общей части ЭД на бумажном носителе, позволяющие однозначно отобразить (распечатать) общую часть ЭД на бумажном носителе в доступной и понятной для восприятия человеком форме»
Исходя из п.7 Положения получается, что лицо, удостоверяющее бумажную копию ЭД, должно полностью (вплоть до каждого знака и миллиметра?) сверить ее с изображением на мониторе.
Отдельный интерес вызывает последний абзац в п.7, который гласит, что лицо, удостоверяющее бумажную копию ЭД, должно «сохранить в установленном законодательством порядке все исходные данные, предоставленные заявителем для осуществления удостоверения, и результаты проверки электронной цифровой подписи электронного документа».
В случае с нотариусом все более-менее понятно. Однако, если брать отдельно взятую организацию, то может получиться дублирование информации: исходный документ и прилагаемые к нему данные будут храниться и в подразделении (у работника), и у лица, которое удостоверяло бумажную копию этого документа (если это не одно и то же лицо или подразделение). Или понятие «внутриведомственная система документооборота» подразумевает под собой системы документооборота всех организаций, а не только министерств и государственных комитетов, и в таком случае в Положении речь идет только об удостоверении бумажных копий ЭД с привлечением сторонних «удостоверителей», имеющих на это лицензию?
Кроме того, на данный момент лично мне неизвестно, сколько уполномоченное лицо должно хранить такие данные: год, два, три…? Ведь сроки удостоверяемых копий будут совершенно различными: от нескольких месяцев до постоянного (вечного) срока хранения.
Цитата:
"8. Удостоверительная надпись на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе придает ей юридическую силу."В контексте п.8 Положения вспоминается одно из недавних постановлений Государственного комитета по имуществу (№ 3 от 14.01.2010), в котором помимо прочего оговорен порядок работы с распечатками ЭД (читай – копиями ЭД в широком понимании этого слова, а не в узком понимании Закона).
В п.12 инструкции, утвержденной данным постановлением, говорится следующее:
«Предписание об аресте и свидетельство (удостоверение) о государственной регистрации ареста либо извещение об отказе в приеме документов, представленных для совершения регистрационного действия, либо извещение об отказе в совершении регистрационного действия (перечисленные документы создаются в виде юридически значимых ЭД – прим. автора) воспроизводятся на бумажном носителе с проставлением отметки о том, что это форма внешнего представления электронного документа, и с указанием места хранения электронного документа и помещаются регистратором в соответствующее регистрационное дело. Форма внешнего представления электронного документа не является его копией».
Таким образом Госкомимущество вообще ушло от всех сложностей, связанных с копиями ЭД, назвав распечатки ЭД просто формой внешнего представления. Вместе с тем, полагаю, что по сути это тоже копии ЭД, просто не удостоверенные (в широком понимании слова «копия» (см., например, СТБ П 2059-2010)). Опираясь на нормы указанного постановления, подчиненные Госкомимуществу организации получили право использовать такие «копии» и даже хранить их в делах наряду с другими документами. К слову, регистрационные дела, о которых идет речь в постановлении, имеют срок хранения «постоянно» и включают важные документы, фиксирующие различные имущественные отношения.
В контексте постановления Госкомимущества возникает вопрос: а каков юридический статус неудостоверенной формы внешнего представления? Понятно, что человек не может непосредственно прочитать (считать с электронного носителя) документ и для этого ему нужны приспособления: компьютер, принтер и т.д. Вместе с тем, если законодательство разрешает в полной мере руководствоваться и признавать юридическую силу «неудостоверенной» формы внешнего представления ЭД, которую мы видим на экране компьютера (см. п.7 комментируемого Положения), и с учетом примера, которое дает постановление Госкомимущества, получается интересная лазейка, позволяющая организациям (как минимум для своих внутренних нужд) создавать формы внешнего представления ЭД (распечатки), не называя их копиями ЭД. Учитывая отечественные делопроизводственные традиции, такие распечатки вполне можно назвать «незаверенной копией», однако с полной уверенностью это не позволяет сделать четкое определение Закона, устанавливающее, что является копией ЭД.
В результате, на мой взгляд, широкое использование таких «неудостоверенных форм внешнего представления ЭД на бумаге» не только усложнит и без того не идеальный понятийный аппарат делопроизводства, но и создаст путаницу в том, что является копией ЭД (в понимании законодательства), а что «просто формой внешнего представления» (т.е. копией в традиционном широком значении этого понятия).
Цитата:
"9. Форма удостоверительной надписи устанавливается в соответствии с законодательством."И последнее, что представляет интерес сугубо с точки зрения технологии делопроизводства. В п.9 сказано, что «форма удостоверительной надписи устанавливается в соответствии с законодательством». Если не брать случаи нотариального удостоверения копий документов, то в настоящее время в отечественном законодательстве по делопроизводству закреплена следующая форма удостоверительной надписи на копиях документов – т.н. «отметка о заверении копии» (пример):
Верно
Зав. канцелярией Подпись И.И.Иванов
26.07.2010
Однако необходимо помнить, что в соответствии со ст.20 Закона копия ЭД должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего ЭД. В этом контексте представляется возможным лишь некий «гибрид». В качестве примера можно привести отметку о заверении копии ЭД, предложенной в Методических рекомендациях по использованию электронной почты в организациях Республики Беларусь, разработанных БелНИИДАД:
Верно
Копия электронного документа
Определен положительный результат проверки ЭЦП
Специалист общего отдела Подпись А.К.Кедышко
26.07.2010
А что Вы думаете об этом Положении?
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Примечание: приведенный комментарий отражает личную точку зрения автора и не связан с выполнением им своих должностных обязанностей.
Комментариев нет:
Отправить комментарий